WATERHOUSE – Thisbe c.1909

 

 

Os mesmos avanços tecnológicos da informática e das comunicações que facilitam o trabalho clínico, a manutenção de registros e o contato com outros especialistas e instituições também geram diversos problemas na área da preservação dos dados confidenciais. Um procedimento rotineiro e cuidadoso pode proteger o paciente e o psiquiatra de alguns dissabores.

 

1. Registros Feitos no Computador

A manutenção de registros no computador rapidamente tornou-se a forma usual de documentação em Medicina, inclusive na Psiquiatria. A grande vantagem do registro computadorizado é a possibilidade de sua alteração sem deixar traços e a maior desvantagem do registro computadorizado é também a possibilidade de sua alteração sem deixar traços. Embora haja a grande vantagem de os erros tipográficos poderem ser assinalados pelos programas de correção de texto e a concordância verbal possa ser corrigida sem esforço, o arquivo eletrônico não é considerado como um registro firme e durável da evolução do tratamento como era o "prontuário de papel". Uma solução poderia ser imprimir o material periodicamente e assiná-lo com tinta para autenticá-lo.

Os riscos para a segurança dos computadores geralmente ocorrem em três áreas: o acesso de pessoas não autorizadas aos registros; problemas na transmissão de dados, como quando o material é enviado pela Internet para locais distantes; e transferência de dados para sistemas de informação não médicos como a justiça ou as seguradoras.

Soluções para esses problemas devem incluir senhas individuais para os usuários autorizados, identificação dos usuários que fazem alterações e restrição para se copiar ou baixar arquivos. O acesso remoto deve ser evitado ou realizado através de sistemas de segurança para reduzir o risco da entrada de hackers e crackers.

As atualizações de segurança devem ser feitas de forma sistemática. O antivírus deve estar em dia e ser usado periodicamente, enquanto os sistemas de back-up devem estar atualizados e, de preferência, arquivados em local diferente. Não se recomenda que os prontuários médicos sejam gravados em laptops pelo elevado risco de roubo ou furto dos mesmos.

 

2. FAXES

A transferência de registros médicos por FAX permitiu grandes avanços na continuidade do atendimento de emergência, mas traz problemas previsíveis, como o recebimento de documentos que eram destinados a outro colega. A transmissão deve ter uma folha de rosto que identifique tanto o remetente como o destinatário e classifique o material como confidencial, com números de telefone e endereços para o caso de transmissão indevida. É mandatório que se telefone depois da transmissão para confirmar o recebimento e se o material encontra-se legível. Informações como resultado de exames para HIV ou outros dados especialmente delicados nunca devem ser enviados por fax.

O aparelho de fax deve estar localizado em uma área privada onde não haja possibilidade que pessoas transitando por acaso possam ler o material confidencial.

Finalmente, não se devem usar números telefônicos armazenados na memória do aparelho nas transmissões pelo risco de que seja pressionado o botão errado. Os psiquiatras devem considerar seriamente a possibilidade de utilização de serviços da ECT, como o SEDEX 10.

 

3. Correio Eletrônico (E-mail)

O correio eletrônico é tido como um modo pouco seguro para a transmissão de dados. Na minha correspondência privada, costumo seguir a regra de ouro que aprendi com o colega WALMOR J. PICCININI, de Porto Alegre: Nada deve ser escrito em um e-mail que não possa ser lido em voz alta perante um Tribunal de Justiça.

Companhias comerciais norte-americanas oferecem links seguros na INTERNET para envio de e-mails para os pacientes e os psiquiatras.

Como ainda vale a observação de FREUD de que podemos trazer a público os pensamentos e desejos mais íntimos dos pacientes, mas não coisas singelas como seu sobrenome ou profissão, tenho adotado uma solução tupiniquim de baixo custo, mas que implica em algum trabalho. Quando tenho de mandar algum laudo para correção para outro colega forense, uso o comando Ctrl + U no WORD para trocar os dados que possam permitir a identificação do Examinando. Depois salvo o arquivo com um nome diferente e o envio. Eventualmente algo importante como o número do diagnóstico é trocado, mas o resultado tem sido extremamente satisfatório.

 

4. Secretárias Eletrônicas e Correio de Voz

Estas duas modalidades extremamente úteis de comunicação não devem ser usadas para transmitir informações confidenciais. Não é possível saber quem poderá acessar ou ouvir a informação fornecida. O psiquiatra deve ter em mente que mesmo a existência de um relacionamento clínico é confidencial. Por exemplo, quando deixar um recado para um paciente, deve ser considerada a possibilidade de dizer "Meu nome é Paulo José, gostaria que o senhor Carlos Silva entrasse em contato comigo" ao invés de "Aqui é o Dr. Paulo José avisando ao senhor Carlos Silva que seu atendimento psiquiátrico desta terça-feira no Hospital Pinel não será possível".

 

5. Telefones Celulares e Sem Fio

Os telefones celulares e sem fio diferem de modo significativo dos telefones fixos. As chamadas podem ser interceptadas por diversos aparelhos eletrônicos, inclusive por babás eletrônicas. Como regra geral, informações confidenciais não devem ser transmitidas por telefones celulares ou sem fio. Em caso de necessidade, o paciente deve ser informado pelo psiquiatra de que está sendo usado este tipo de aparelho e da possibilidade que outras pessoas tenham conhecimento das informações prestadas caso este meio de comunicação seja utilizado para que o paciente possa autorizar ou não que as informações sejam fornecidas através deste modo.

 

Os psiquiatras e a enfermagem não devem esquecer de registrar as informações obtidas através das chamadas telefônicas. Além de sua utilidade clínica, estas informações podem ser vitais na defesa de um processo por erro médico que possa ser movido posteriormente.

 

Alguns psiquiatras norte-americanos preconizam que a obtenção do consentimento do paciente antes da transmissão de qualquer informação por qualquer dos meios acima listados seria o ideal. Não chegamos ainda a este ponto, mas estamos céleres a caminho.

 

Bibliografia consultada:

APPELBAUM PS & GUTHEIL TG. Clinical handbook of psychiatry & the law, 4. ed. Philadelphia, Wolters Kluver, Lippincott Williams & Wilkins, 2007. 322 p.

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